Distribuire un regalo 🎁 a un collaboratore si contabilizza, nella maggior parte dei casi, sul conto 647 « Altri oneri del personale » ; quando il valore è molto basso o si tratta di un gesto puramente relazionale, il conto 6257 « Ricevimenti » rimane ammesso, mentre gli oneri sociali si suddividono sul conto 645. Queste poche righe bastano per evitare la maggior parte degli errori URSSAF… a condizione di conoscere le soglie e le eccezioni dettagliate qui di seguito.
Conti contabili da utilizzare per ogni tipo di regalo
Prima di ogni registrazione, è importante distinguere tre famiglie: regalo materiale, buono d’acquisto e premio in denaro. Ognuna comporta una scrittura precisa e un rischio di riqualificazione fiscale.
| 🎁 Natura del regalo | 💡 Conto principale | 💸 Oneri sociali | 📑 Documento da archiviare |
|---|---|---|---|
| Regalo o cesto gastronomico < 171 € | 6257 | Nessuno se la soglia URSSAF è rispettata | Fattura + elenco dei beneficiari |
| Buono o carta regalo multi-marchio | 647 | 645 se il plafond è superato | Distinta emessa dall’insegna |
| Premio in contanti | 6413 | 645 obbligatorio | Busta paga |
| Beneficio in natura (smartphone, viaggio) | 6411 | 645 + possibile 437 | Contratto o ricevuta firmata |
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- 🗂️ Sempre suddividere l’importo IVA inclusa; l’IVA non è mai recuperabile tranne la soglia di 73 € per un CSE.
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Soglie URSSAF 2025: quando è possibile un’esenzione?
Il tetto applicato corrisponde a 5 % del PASS mensile, cioè 183 € nel 2025. Oltre tale importo, l’intero regalo ricade nella base di calcolo sociale. Per evitare l’effetto soglia, alcune società suddividono le attribuzioni nell’arco dell’anno.
Occasioni che danno diritto alla tolleranza
I servizi dell’URSSAF ammettono l’esenzione solo se il regalo è collegato a uno dei seguenti eventi:
- 🎄 Natale del dipendente o dei suoi figli
- 🎂 Matrimonio o PACS
- 👶 Nascita o adozione
- 🏡 Festa dei padri/madri o inizio anno scolastico
- 🎗️ Santa Barbara e medaglie al lavoro
| ⚖️ Situazione | Trattamento sociale | Contabilizzazione |
|---|---|---|
| Importo ≤ 183 € e evento URSSAF | Esente | 6257 o 647 |
| Importo > 183 € | Soggetto a contributi | 647 + 645 |
| Nessun evento URSSAF | Soggetto | 647 + 645 |
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Scritture contabili in base alla dimensione del CSE
Illustriamo la teoria con AzurTech, PMI fittizia di 85 dipendenti, che prepara il Natale: 120€ di buoni d’acquisto per collaboratore. Le scritture differiscono nettamente se il CSE è piccolo, medio o grande.
Piccolo CSE: Excel basta ancora
Il tesoriere tiene un registro unico:
- 📄 Riga d’acquisto: 602 Dare / 512 Avere
- 🥳 Classificazione delle giustificazioni per beneficiario
- 🔐 Doppia copia di sicurezza cloud
CSE medio: contabilità di cassa
La soluzione open source Isacompta gestisce i flussi:
- 💰 Pagamento: 602 ➡️ 512
- 📊 Report mensile automatico con allerta sul tetto URSSAF
- 🖇️ Connessione API MyUnisoft per la DSN
Grande CSE: contabilità per competenza
Un commercialista ACD Groupe gestisce la pratica su Quadratus o Cegid:
- 📝 Fattura fornitore: 602 Dare / 401 Avere
- 🏦 Pagamento banca: 401 Dare / 512 Avere
- 📑 Beneficio soggetto a imposte: scrittura complementare verso 6417 e 645
| 🏢 Dimensione del CSE | Software consigliato | Tipo di contabilità | Beneficio chiave 🌟 |
|---|---|---|---|
| Piccolo | Ebp / Ciel | Foglio elettronico semplificato | Gratuito |
| Medio | Isacompta / MyUnisoft | Cassa | DSN integrata |
| Grande | Cegid / Quadratus / ACD Groupe | Competenza | Controllo interno avanzato |
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Automatizzare la gestione di assegni e carte regalo
Le piattaforme specializzate alleggeriscono l’inserimento dati e mettono in sicurezza i tetti.
Funzionalità indispensabili
- 🔍 Monitoraggio saldo carta regalo in tempo reale (esempio: Edenred)
- 📤 Esportazione automatica verso Sage o Pennylane
- 🛒 Catalogo multi-marchio: Tir Groupé, Up Cadhoc… confronto
- 📆 Allarmi configurabili per i tetti URSSAF
- 🔌 API aperta per QuickBooks ed Ebp
Studio di caso: start-up NeoGift
Grazie a un connettore Sage X3, NeoGift trasferisce ogni buono d’acquisto automaticamente al conto 647; il modulo analitico suddivide per reparto e semplifica la chiusura annuale.
| 🔗 Connettore | Conti interessati | Risparmio tempo ⏱️ |
|---|---|---|
| Sage X3 | 647 / 645 | -35 % sull’inserimento manuale |
| QuickBooks App | 6257 | Monitoraggio multi-sito |
| Pennylane API | 6413 | Esportazione DSN istantanea |
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FAQ
Quale conto utilizzare per i regali ai lavoratori interinali?
Come per i dipendenti permanenti: conto 647 se il valore supera la soglia URSSAF, altrimenti 6257 per un gesto occasionale.
L’IVA è recuperabile su un buono d’acquisto?
Solo per i CSE e solo se il valore unitario non eccede 73 € IVA inclusa per anno e per beneficiario.
Bisogna dichiarare una Smartbox regalata nella DSN?
Sì, appena l’importo cumulato supera 183 €, il beneficio deve apparire nel blocco « Premi » della DSN mensile.
Si può usare il conto 623 « Regali alla clientela »?
Solo se il beneficiario non è dipendente dell’azienda; per il personale, 647 resta la regola.
Quale software gratuito per un comitato di 12 dipendenti?
Un foglio elettronico abbinato alla versione gratuita di Ciel o Ebp basta, a condizione di conservare ogni giustificativo digitalizzato.
