Distribuir un regalo 🎁 a un colaborador se contabiliza, en la mayoría de los casos, en la cuenta 647 «Otras cargas de personal» ; cuando el valor es muy bajo o se trata de un gesto puramente relacional, la cuenta 6257 «Recepciones» sigue siendo aceptada, mientras que las cargas sociales se distribuyen en la cuenta 645. Estas pocas líneas bastan para evitar la mayoría de los errores de URSSAF… siempre que se conozcan los umbrales y excepciones detallados a continuación.
Cuentas contables a usar para cada tipo de regalo
Antes de cualquier registro, es importante distinguir tres familias: regalo material, bono de compra y prima en efectivo. Cada una genera un asiento específico y un riesgo de reclasificación fiscal.
| 🎁 Naturaleza del regalo | 💡 Cuenta principal | 💸 Cargas sociales | 📑 Documento a archivar |
|---|---|---|---|
| Regalo o cesta gourmet < 171 € | 6257 | Ninguna si se respeta el umbral URSSAF | Factura + lista de beneficiarios |
| Bono o tarjeta regalo multi-marcas | 647 | 645 si se supera el límite | Vale emitido por la marca |
| Prima en efectivo | 6413 | 645 obligatorio | Recibo de salario |
| Ventaja en especie (smartphone, viaje) | 6411 | 645 + posible 437 | Contrato o recibo firmado |
- 📌 Consejo : para los cheques Cadhoc o Edenred, consulte la comparación 2025 aquí.
- 🗂️ Siempre desglosar el monto con IVA incluido; el IVA nunca es recuperable salvo límite de 73 € para un CSE.
- 🔗 ¿Tutorial paso a paso sobre las tarjetas Shein? Manual completo.
Umbrales URSSAF 2025: ¿cuándo es posible una exención?
El límite retenido corresponde al 5 % del PASS mensual, o sea 183 € en 2025. Más allá de eso, la totalidad del regalo se incluye en la base social. Para evitar el efecto de umbral, algunas empresas fraccionan las asignaciones durante el año.
Ocasiones que dan derecho a tolerancia
Los servicios de URSSAF admiten la exención solo si el regalo se relaciona con uno de los siguientes eventos:
- 🎄 Navidad del empleado o de sus hijos
- 🎂 Matrimonio o PACS
- 👶 Nacimiento o adopción
- 🏡 Día de padres/madres o vuelta al colegio
- 🎗️ Santa Bárbara y medallas al trabajo
| ⚖️ Situación | Tratamiento social | Contabilización |
|---|---|---|
| Monto ≤ 183 € y evento URSSAF | Exento | 6257 o 647 |
| Monto > 183 € | Sujeto a contribuciones | 647 + 645 |
| Ningún evento URSSAF | Sujeto | 647 + 645 |
- 🧐 ¿Ejemplos de regalos corporativos exitosos? 25 ideas probadas por los CSE.
- 🔖 Verifique cada año el límite; nuestro análisis fiscal 2022 sigue disponible aquí.
Asientos contables según el tamaño del CSE
Ilustremos la teoría con AzurTech, PYME ficticia de 85 empleados, que prepara la Navidad: 120€ en bonos de compra por colaborador. Los asientos difieren notablemente si el CSE es pequeño, mediano o grande.
CSE pequeño: Excel aún basta
El tesorero mantiene un registro único:
- 📄 Línea de compra: 602 Débito / 512 Crédito
- 🥳 Clasificación de justificantes por beneficiario
- 🔐 Doble respaldo en la nube
CSE mediano: contabilidad de tesorería
La solución de código abierto Isacompta gestiona los flujos:
- 💰 Pago: 602 ➡️ 512
- 📊 Informe mensual automático con alertas sobre el límite URSSAF
- 🖇️ Conexión API con MyUnisoft para la DSN
CSE grande: contabilidad de compromiso
Un experto contable ACD Groupe dirige el expediente con Quadratus o Cegid:
- 📝 Factura proveedor: 602 Débito / 401 Crédito
- 🏦 Pago banco: 401 Débito / 512 Crédito
- 📑 Ventaja sujeta: asiento complementario hacia 6417 y 645
| 🏢 Tamaño del CSE | Software recomendado | Tipo de contabilidad | Ventaja clave 🌟 |
|---|---|---|---|
| Pequeño | Ebp / Ciel | Hoja de cálculo simplificada | Gratis |
| Mediano | Isacompta / MyUnisoft | Tesorería | DSN integrada |
| Grande | Cegid / Quadratus / ACD Groupe | Compromiso | Control interno avanzado |
- 🤖 ¿Necesita una herramienta SaaS para agilizar? Pennylane sincroniza bancos y asientos en tiempo real.
- 🌐 Para las pymes internacionales, QuickBooks sigue siendo una alternativa en la nube multimoneda.
- 🔗 ¿Quiere ofrecer paseos de compras 100 % digitalizados? Nuestra guía completa.
Automatizar la gestión de cheques y tarjetas de regalo
Las plataformas especializadas alivian la entrada de datos y aseguran los límites.
Funciones indispensables
- 🔍 Seguimiento del saldo de la tarjeta regalo en tiempo real (ejemplo: Edenred)
- 📤 Exportación automática a Sage o Pennylane
- 🛒 Catálogo multi-marcas: Tir Groupé, Up Cadhoc… comparativa
- 📆 Alertas configurables de los límites URSSAF
- 🔌 API abierta para QuickBooks y Ebp
Estudio de caso: start-up NeoGift
Gracias a un conector Sage X3, NeoGift registra cada bono de compra automáticamente en la cuenta 647; el módulo analítico distribuye por departamento y simplifica el cierre anual.
| 🔗 Conector | Cuentas afectadas | Ahorro de tiempo ⏱️ |
|---|---|---|
| Sage X3 | 647 / 645 | -35 % en registro manual |
| QuickBooks App | 6257 | Seguimiento multi-sedes |
| API Pennylane | 6413 | Exportación DSN instantánea |
- 📜 Para activar correctamente una tarjeta regalo, consulte esta guía paso a paso: evitar la mala sorpresa.
- 🎮 ¿Necesita una pausa? Descubra los mejores regalos de Stardew Valley 2025 aquí.
FAQ
¿Qué cuenta usar para los regalos a trabajadores temporales?
Como para los empleados permanentes: cuenta 647 si el valor supera el límite URSSAF, de lo contrario 6257 para un gesto ocasional.
¿Es recuperable el IVA sobre un bono de compra?
Sólo para los CSE y únicamente si el valor unitario no excede los 73 € con IVA al año y por beneficiario.
¿Hay que declarar un cofre Smartbox ofrecido en la DSN?
Sí, tan pronto como el monto acumulado supere los 183 €, la ventaja debe figurar en el bloque « Primas » de la DSN mensual.
¿Se puede usar la cuenta 623 « Regalos a la clientela »?
Solo si el beneficiario no es empleado de la empresa; para el personal, la cuenta 647 sigue siendo la regla.
¿Qué solución de software gratuita para un comité de 12 empleados?
Una hoja de cálculo junto a la versión gratuita de Ciel o Ebp basta, siempre que se conserve cada justificante digitalizado.
